Para escritórios de contabilidade, o NotifyPay permite enviar guias e DAS por cliente em massa, disparar o pedido de documentos do mês em dia fixo, avisar prazos da Receita, cobrar os honorários com Pix, boleto ou cartão e responder dúvidas com um chatbot que passa ao contador quando preciso.
WhatsApp para contabilidade: onde o dia a dia costuma travar
Se algum destes pontos soa familiar, a rotina pode ficar mais leve com o WhatsApp organizado e automatizado.
Guia enviada uma a uma
No início do mês, a equipe abre cada PDF, procura o contato e manda pelo WhatsApp pessoal de alguém. Uma guia no cliente errado é um problema de sigilo, e o risco cresce com a carteira.
Documentos que chegam atrasados
Extrato, notas de entrada e folha chegam depois do prazo, quando o fechamento já está em cima. Pedir um por um consome a semana e deixa a equipe cobrando em vez de apurar.
Prazo da Receita que passa em branco
Declaração anual, vencimento de guia e obrigação acessória têm data. O cliente esquece, o escritório avisa tarde e multa e retrabalho acabam caindo no atendimento.
Perguntas repetidas o dia inteiro
“Qual o prazo do DAS?”, “o que preciso enviar?”, “como emito nota?”. As dúvidas se repetem e interrompem quem está fechando a folha.
Como o NotifyPay funciona no atendimento de contabilidade
Exemplos ilustrativos de conversa. Os textos são seus: você escreve do jeito do seu negócio ou parte de modelos prontos.
5 conversas de exemplo
Escolha uma conversa e veja como ela acontece. Umas começam pelo cliente; outras o sistema inicia sozinho, sem ninguém digitar.
Um empresário chama o escritório para pegar a guia do mês e descobrir o que ainda falta enviar, sem esperar a equipe sair de uma conferência.
1 - Guia do mês
2 - Enviar documentos
3 - Honorários
4 - Falar com o contador
1 - Sim, avise
2 - Falar com o contador
1 - Ver pendências
2 - Não, obrigado
- extratos bancários
- notas fiscais de entrada
- comprovantes de despesas e retiradas
Envie por aqui ou na pasta combinada.
1 - MEI
2 - Microempresa
3 - Ainda não sei
1 - Sim, enviar agora
2 - Quero falar com a equipe
9 formas de usar o NotifyPay em contabilidade
Cada cartão traz uma mensagem pronta para adaptar e o recurso do sistema por trás dela.
Guias e DAS por cliente, em massa
Suba a pasta com os PDFs do mês, e o sistema casa cada arquivo com o contato pelo campo que você escolher, como CNPJ ou código do cliente. A tela de conferência mostra quem vai receber o quê e quem ficou sem arquivo antes de disparar.
Pedido de documentos do mês
Uma campanha recorrente em dia fixo do mês pede os documentos do fechamento para todos os clientes ou só para um grupo, como quem tem folha ou quem emite nota de serviço. O cliente responde 1 para ver a lista completa.
Prazos da Receita e obrigações
Calendário de vencimentos, declaração anual do MEI e prazos de Imposto de Renda viram avisos para o grupo certo de clientes. O texto informa a data e orienta o cliente a procurar o escritório, sem revelar valores.
Honorários com link e lembrete
Os honorários mensais são cobrados no dia de vencimento de cada cliente, com link de Pix, boleto ou cartão pela conta do escritório. Lembretes antes e depois do vencimento são automáticos e o pagamento confirmado cancela os avisos.
Chatbot para as dúvidas do dia a dia
O menu responde prazos, lista de documentos, como emitir nota e horário do escritório. Perguntas sobre situação fiscal de cada empresa vão para o contador, que vê o histórico da conversa.
1 - Guia do mês
2 - Documentos do fechamento
3 - Honorários
4 - Falar com o contador
Funil de novos clientes
Quem pede orçamento de abertura de empresa, troca de contador ou regularização vira um cartão com etapas como contato, proposta e contrato. O funil mostra o que está parado há dias e quem precisa de retorno.
Reunião de planejamento com o contador
O cliente marca uma reunião de planejamento tributário, abertura de empresa ou revisão do ano pelo chat. A agenda mostra os horários livres de cada contador, envia lembrete e pede confirmação.
Equipe no mesmo número
Atendimento, departamento pessoal, fiscal e contábil respondem pelo mesmo WhatsApp do escritório. Cada conversa é atribuída a quem cuida da empresa do cliente, com prioridade e marcadores, e o histórico fica na ficha.
Satisfação do cliente do escritório
Depois de uma reunião, de um fechamento ou de uma conversa com o suporte, uma nota de 0 a 10 mostra como o cliente avalia o escritório. Respostas baixas viram aviso para o sócio conversar.
Do primeiro contato ao cliente fiel
O caminho que o seu cliente percorre, com cada etapa conversando com a próxima.
Primeiro contato
O empresário chama pelo WhatsApp do escritório. O chatbot se apresenta, entende se é cliente ou interessado e cadastra o contato.
Proposta e contrato
A negociação avança no funil, com honorários e escopo registrados. Documentos de abertura ou migração são pedidos no mesmo chat.
Rotina mensal
No início do mês, o pedido de documentos chega no dia fixo. A equipe confere o que veio e cobra, no chat, só quem ainda não enviou.
Entrega de guias
No fechamento, as guias são enviadas em massa, cada uma ao cliente certo, depois da conferência. O vencimento aparece na mensagem.
Honorários
A cobrança sai com link no dia de cada cliente, com lembretes antes e depois do vencimento e confirmação automática do pagamento.
Avisos e prazos especiais
Calendário de declarações, Imposto de Renda e obrigações anuais viram campanhas segmentadas, com agenda para quem precisa de ajuda.
Quando acontece isso, o sistema faz aquilo
Regras do tipo “se isso, então aquilo” que trabalham por você a qualquer hora, sem ninguém logado.
Campanhas e mensagens prontas para contabilidade
Disparos para grupos de clientes, com público, texto e melhor momento sugeridos. Envie só para quem autorizou receber.
Pedido de documentos do mês
Guias do mês
Lembrete de vencimento
Imposto de Renda de sócios e pessoas físicas
Declaração anual do MEI
Mais ideias para colocar em prática
Pequenos ajustes que fazem diferença na rotina.
- Aviso de nova obrigação ou mudança de regra que afeta uma parte da carteira, enviado só ao grupo atingido, em linguagem simples.
- Mensagem de boas-vindas ao cliente novo com o passo a passo do primeiro mês: documentos, acessos e a pessoa de contato.
- Pesquisa de satisfação depois do primeiro fechamento, para corrigir arestas de atendimento logo no início do relacionamento.
- Marcadores como “MEI”, “Simples Nacional” e “lucro presumido” para filtrar conversas e campanhas por tipo de empresa.
- Resposta pronta para as perguntas mais comuns, como prazo do DAS, certificado digital e emissão de nota de serviço.
- Aviso de recesso e fechamento do escritório em feriado prolongado, com o canal de urgência para o período.
- Campanha de renovação anual de contrato de honorários, com agenda para quem quiser conversar com o sócio.
- Aviso de certificado digital perto do vencimento, para o cliente renovar a tempo de emitir nota e acessar sistemas.
- Convite para workshop ou conversa de planejamento do ano, com confirmação de presença por mensagem.
Como começar no seu negócio, passo a passo
Do número conectado às primeiras automações.
Conecte o WhatsApp do escritório
Use o número que os clientes já conhecem. O processo acontece dentro do fluxo oficial da Meta e leva poucos minutos.
Importe os clientes com um campo-chave
Cadastre cada contato com um campo como CNPJ ou código do cliente, usado para casar o arquivo, e crie grupos por regime e por rotina.
Crie o modelo com anexo e a campanha
Escreva a mensagem que acompanha o documento, envie à aprovação da Meta e monte a campanha escolhendo o campo de casamento.
Programe os pedidos de documentos
Crie a campanha recorrente em dia fixo e o menu do chatbot com prazos, documentos e contato do contador.
Conecte o recebimento dos honorários
Informe as chaves da conta de pagamento do escritório para cobrar os honorários. O dinheiro cai direto na conta, sem passar pelo NotifyPay.
Cuidados para usar bem (e proteger o seu número)
- Guias, folhas e balancetes têm dados sensíveis. Envie só ao número que o próprio cliente informou, use a tela de conferência antes de disparar e deixe valores e detalhes fiscais fora do texto da mensagem.
- O escritório é o controlador dos dados dos clientes. Tenha a base legal e o consentimento para o contato, registre o aceite e respeite quem pedir para não receber mensagens. Consulte as orientações do seu conselho de contabilidade e a LGPD.
- Arquivos enviados em massa ficam no servidor só pelo prazo de conferência e disparo e depois são apagados. Guarde as cópias oficiais no sistema do escritório.
- Fora da janela de 24 horas, guias, avisos de prazo e cobranças saem por modelo aprovado pela Meta. Cada mensagem consome um disparo do plano e a campanha com anexo é sempre única, não recorrente.
Veja também: opt-in e opt-out, janela de 24 horas e proteção do seu número.
Perguntas frequentes sobre WhatsApp para contabilidade
Como enviar guias de impostos para vários clientes pelo WhatsApp de uma vez?
Crie um modelo com anexo, escolha na campanha o campo do contato que aparece no nome do arquivo, como CNPJ, e suba todos os PDFs de uma vez. O sistema casa cada arquivo com o contato e mostra a conferência antes de disparar.
Dá para pedir os documentos do mês automaticamente?
Dá. Crie uma campanha recorrente em dia fixo do mês, com a lista do que o cliente precisa enviar e o prazo. Quem responde pedindo a lista completa recebe as informações e a equipe acompanha.
O WhatsApp serve para avisar prazos da Receita Federal?
Serve para avisar clientes de vencimentos e obrigações do calendário, como guias e declarações. A mensagem informa a data e convida o cliente a falar com o escritório, sem detalhes fiscais no texto.
Como cobrar honorários contábeis pelo WhatsApp?
Cadastre o dia de vencimento de cada cliente e crie a cobrança recorrente com link de Pix, boleto ou cartão pela conta do escritório em um provedor integrado. Os lembretes antes e depois do vencimento são automáticos.
O chatbot responde dúvidas contábeis sozinho?
Ele responde o que você cadastrar no menu, como prazos, lista de documentos e horário. Perguntas sobre a situação específica de cada empresa vão para o contador, que vê o histórico da conversa.
Posso mandar documento de cliente pelo WhatsApp com segurança?
Envie apenas ao número cadastrado pelo cliente, confira tudo na tela de conferência e mantenha detalhes fora do texto. O escritório continua responsável pelos dados e deve seguir a LGPD e o sigilo profissional.
Vários contadores podem atender no mesmo número?
Sim. Todos usam o mesmo número do escritório, cada um com o próprio login. As conversas são atribuídas a quem cuida da empresa e o histórico fica na ficha do contato.
Preciso trocar o WhatsApp do escritório?
Não. O fluxo oficial da Meta guia a conexão passo a passo na tela.
O que costumam procurar
Quem tem um escritório de contabilidade costuma pesquisar como enviar guia de imposto pelo WhatsApp para cada cliente, como mandar o DAS em massa, como pedir documentos do mês sem cobrar um por um, lembrete de prazo da Receita Federal, chatbot para contador e cobrança de honorários por link. Esta página mostra como organizar tudo isso no WhatsApp Business oficial: documentos em massa com conferência, campanhas em dia fixo, honorários com lembrete e atendimento em equipe, com cuidado de sigilo e LGPD.
Recursos que você vai usar
Outros segmentos
Seu cliente te acha no Google e nas redes — e cai direto no seu WhatsApp
Um site profissional com domínio próprio e perfis em Instagram, Facebook, TikTok, Kwai, LinkedIn, YouTube e X, todos apontando para o seu WhatsApp Business, fazem o cliente confiar mais e chamar mais. O NotifyPay entra a partir daí: atende, agenda, cobra e acompanha cada conversa.
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Atualizado em outubro de 2026 · Exemplos ilustrativos; a plataforma está em pré-lançamento.